Afineo installe le PIM au cœur de la stratégie de transformation digitale de TotalEnergies Lubrifiants

Les sociétés industrielles et de distribution sont confrontées à une masse croissante de données à gérer rendant leur exploitation complexe.

TotalEnergies Lubrifiants, un des leaders mondiaux de la production et distribution de lubrifiants, connaît bien cette problématique. Afin de répondre à ses nombreux clients Automotive et Industriels, elle gère plus de 4000 références de lubrifiants, sous de multiples marques commerciales.

En 2015, une solution PIM (Projet Information Management) a été mise en place à la demande de TotalEnergies Lubrifiants. En effet, la volonté de TotalEnergies Lubrifiants était de simplifier l’accès aux données Siège et d’obtenir une meilleure traçabilité des échanges d’information aboutissant à un gain de temps.

L’éditeur Afineo est apparu alors comme le meilleur éditeur de PIM sur le marché, permettant de répondre simplement à l’ensemble des besoins exprimés.

Retour sur cette collaboration réussie entre l’éditeur Afineo et TotalEnergies Lubrifiants.

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Le PIM comme pierre angulaire de la transformation digitale

La plateforme Afineo PIM/MDM/DAM a été choisie par TotalEnergies Lubrifiants pour la gestion en central de ses références de lubrifiants, mais aussi pour celle de ses filiales avec comme objectif d’être le socle digital d’autres nouveaux outils comme un Catalogue en ligne.

Le projet de déploiement du PIM et du Catalogue couvre le périmètre du siège et celui de plus de 65 pays et 120 langues.

« Pour la mise en place de notre PIM « LMDB » (Lubricants Master Data Base), nous avons retenu la solution Afineo qui était, pour nous, la plus pertinente et dont les fonctionnalités en standard répondaient le mieux à nos besoins :

solution facile à mettre en place, flexible, permettant de s’adapter à notre organisation et aux profils très variés de nos utilisateurs (du service marketing aux entités commerciales en passant par la technique, les opérationnels, tant au niveau du Siège que dans les filiales monde) et multilingue ; le tout associé à une équipe Afineo experte métier, réactive et à notre écoute. Le fait que leur solution ait déjà fait ses preuves auprès de grandes entreprises gérant des quantités de références bien plus conséquentes que les nôtres a fini de nous convaincre. »

Olivier MINARD, LMDB Product Owner / TotalEnergies Lubrifiants

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Un projet global de refont des processus et méthodes de travail

Pour la mise en œuvre du PIM LMDB, TotalEnergies Lubrifiants a dû travailler sur la qualité d e ses données. Cette remise à plat a été bénéfique en termes de méthodes de travail et de processus de gestion, tant au niveau Siège qu’avec ses filiales.

« La configuration initiale de la solution était prête au bout de 4 mois. Afineo a une équipe projet impliquée, réactive, et à l’écoute de ses clients. Ce sont des gens passionnés ; cela aide également à l’efficacité de l’implémentation de l’outil.

La première étape du projet a été de nettoyer et structurer les données. L’ensemble des équipes s’est engagé dans un énorme chantier de remise à plat de nos informations. Au fur et nous avons fait évoluer nos méthodes de travail et gérer la conduite au changement ! »

Olivier MINARD – LMDB Product Owner / TotalEnergies Lubrifiants

Une source unique et un outil fondamental

« Aujourd’hui, le PIM LMDB permet de centraliser et de gérer en un seul endroit nos informations produits (marketing et technique) selon des règles préétablies et rigoureuses de gestion.

Nous avons mis en place un système de droits d’accès très précis avec une base-maître référente centralisée et gérée uniquement par des propriétaires de gammes. De cette base unique découle ensuite l’ensemble des référentiels pour chacune de nos filiales grâce à des fonctions personnalisables. La base-maître est en anglais et les filiales sont chargées de la traduction de certaines données spécifiques dans leur langue locale.

L’outil permet à TotalEnergies Lubrifiants d’être proactif grâce aux alertes de mise à jour produit émises auprès des utilisateurs pour une information en temps réel. L’accent a été mis sur un système de notifications ciblé afin d’éviter de submerger les utilisateurs de notifications en tous genres. »

Olivier MINARD – LMDB Product Owner / TotalEnergies Lubrifiants

Le PIM Afineo, grâce à la centralisation des données produit, permet de communiquer de manière uniforme. Il est ainsi devenu le socle d’un projet digital majeur, le Catalogue produits en ligne.

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Vers un déploiement international massif

« À ce jour, le projet de déploiement du référentiel et du Catalogue en ligne suit un planning précis et est déjà finalisé dans une vingtaine de filiales.

Pour ce faire, nous réalisons des missions afin d’accompagner dans celles-ci dans leur déploiement et organisons en complément des formations à distances via des webinar »

Olivier MINARD – LMDB Product Owner / TotalEnergies Lubrifiants

Le PIM permet d’atteindre les objectifs.

La solution PIM Afineo, permet à son client de quantifier et mesurer les bénéfices attendus d’une telle solution. Les objectifs de qualité – coûts – délai sont atteints. De nombreux gains directs et indirects ont pu être constatés :

Un gain de temps en interne et une fiabilité accrue de l’information autour des lubrifiants ;
Des notifications de mise à jour des produits permettant aux filiales d’être informées en temps réel ;
Une mutualisation de la solution et donc des coûts avec l’ensemble des filiales ;
La réalisation de reportings fournissant les KPI (Key Performance Indicator) nécessaires à l’activité,
Une gestion des fiches produits contextualisées avec de nombreux attributs permettant aux filiales de mettre en place un Catalogue produits en ligne avec chacune leurs données spécifiques.

Olivier MINARD, LMDB Product Owner / TotalEnergies Lubrifiants

Olivier MINARD conclut :

« Au-delà des bénéfices évidents que TotalEnergies Lubrifiants tire du PIM Afineo, Afineo est une équipe experte, agile, réactive et à l’écoute de son client par sa proximité. La satisfaction de son client est son moteur principal. »

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