Base de données produits : définition, enjeux, guide pour la créer

Dernière mise à jour le : 14 Nov 2023

Qu’est-ce qu’une base de données produits ? Comment la créer afin que son utilisation soit adaptée à ses enjeux métiers, marketing et business ? Afineo livre dans cet article les réponses aux questions que les retailers, e-commerçants et acteurs de la grande distribution se posent.

Par ailleurs, l’émergence de plateformes d’information collaboratives en ligne telles que Open Food Facts (pour les produits alimentaires) démontre l’exigence des consommateurs sur l’exactitude et la complétude des informations produits.

Constat : seule une qualité d’information intransigeante déclenche la vente.

Nous examinons donc également dans ce guide le rôle crucial du PIM, ou Product Information Management, allié au DAM, Digital Asset Management (ou Data Asset Management), pour répondre à cette nécessité.

Exit toute application où les enregistrements de table produits sont nécessaires, la gestion d’une colonne ou d’une clé primaire rébarbative.

Reposez-vous sur nos recommandations pour réussir votre projet de gestion des données produits et des fichiers multimédias associés. Adoptez une approche efficiente des données produits.

Les caractéristiques d’une base de données produits

Définissons concrètement ce qu’est une base de données produits en abordant les objectifs, en recommandant la plateforme dédiée, et en détaillant les avantages que votre organisation peut en tirer.

La raison d’être : développer sa stratégie de vente omnicanal

L’acheteur potentiel a aujourd’hui accès à une multitude de sources de vérification de l’information sur un produit :

Open Food Facts, une base de données produits alimentaires collaborative,
Open Beauty Facts, une base de données produits cosmétiques participative,
Yuka, l’application mobile qui décode les étiquettes des produits alimentaires et cosmétiques en restituant l’impact sur la santé,
Les avis, notes et commentaires utilisateurs sur les fiches produits et les réseaux sociaux,
Les forums, communautés privées en ligne,
Etc.

L’intensification de la diversité des canaux de vente et le don d’ubiquité du consommateur obligent les magasins en ligne et les commerces physiques à être plus vigilants que jamais sur la qualité des informations produits qui sont diffusées sur internet et les supports marketing papier tels que le catalogue produits.

L’enjeu est de fournir une expérience produit qui enchante le client dès le premier contact. Celle-ci repose sur des données fiables, complètes et contextualisées selon le circuit de vente : e-commerce, point de vente, expérience « phygital »,…

Une base de données produits constitue ainsi le référentiel unique qui permet de rassembler des informations et fichiers multimédias fiables, prêts à être diffusés sur les canaux de vente.

Pour illustrer le véritable enjeu business que représentent les données produits et la contextualisation de l’expérience produit, examinons cette vidéo :

Le système d’information : utiliser une plateforme PIM et DAM

La plateforme Afineo est constituée d’un PIM qui intègre nativement un DAM :

lePIM, ou Product Information Management, signifie gestion des informations produits,
le DAM, Digital Asset Management, signifie gestion des assets digitaux (fichiers multimédias, images, vidéos, etc.).

La plateforme Afineo permet ainsi de constituer une base de données produits fiable et opérationnelle pour la mise sur le marché.

Le PIM offre en effet de centraliser toutes les informations dans une base de données unique.
Les données produits sont collectées depuis n’importe quel logiciel ou application tierce : ERP, CRM, GED, PLM, fichier Excel, etc.

Cette source de vérité absolue élimine les doublons et les silos de données : les équipes ont ainsi accès au même niveau d’information et exploitent des données de référence essentielles pour commercialiser les articles.

Ce référentiel unique permet de stocker les informations, mais également tous les fichiers multimédia grâce au DAM intégré : fichiers images, logos, packshots, produits, vidéos, sons, guides d’utilisation, etc.

La plateforme Afineo accélère l’enregistrement d’une base de données unique pour anticiper la mise sur le marché et la diffusion des offres et opérations commerciales.

L’enrichissement de données à la volée permet par ailleurs de personnaliser descriptions produits et offres en l’adaptant au contexte de vente. Exemple : diffusion d’association de produits, bundle, lots, etc.

Voici un schéma résumant le fonctionnement du PIM pour créer une base de données produits et les possibilités d’exploitation :

Les résultats : créer et conserver l’avantage concurrentiel

Une base de données produits bien construite et exploitée à partir du PIM Afineo génère de multiples avantages :

Un gain de productivité jusqu’à + 80 % : au sein d’une plateforme de travail collaborative, les processus sont automatisés et optimisés, notamment grâce à un workflow de validation personnalisable.
La fin des tâches chronophages et rébarbatives : grâce aux automatisations de la plateforme, les équipes se concentrent sur des missions plus stratégiques en profitant d’un nouvel élan de motivation et d’implication.
Un niveau de qualité des données produits jamais atteint : le référentiel unique de données nettoyé des doublons et des erreurs fournit des éléments fiables et exploitables à la demande.
Une expérience produit qui déclenche la vente : le contrôle et l’enrichissement des informations en fonction du canal lors de la diffusion offrent aux acheteurs une complétude et une richesse de contenus convaincantes.
Une mise sur le marché accélérée : la plateforme Afineo vous permet d’exploiter vos données produits pour les diffuser sur les marketplaces, sites e-commerce, balisages magasins, catalogues papier, etc.

Cerise sur le gâteau : en exploitant vos performances de ventes passées dans la base de données, vous construisez une offre ou opération commerciale en estimant sa rentabilité d’avance.

Guide pour créer sa base de données produits

Pour réussir la création de sa base de données produits, il est essentiel de rédiger le cahier des charges de son projet. Nous vous livrons les principales bonnes pratiques à appliquer.

Déterminer pourquoi créer sa base de données

Quelles sont les problématiques de votre entreprise ?
Quels problèmes votre base de données doit-elle résoudre ?

Pour vous aider à définir clairement vos objectifs, voici quelques exemples de but à atteindre :

éliminer les silos de données entraînant les erreurs, les doublons, la diffusion d’informations erronées et la fuite des clients,
améliorer la qualité des informations à diffuser pour maximiser les ventes en offrant une expérience produit enchanteresse,
diffuser facilement et rapidement vos offres commerciales, quel que soit le canal de vente, en ligne ou au format papier,
mettre le turbo et anticiper votre time to market, tout en optimisant vos processus de vente omnicanal,
diminuer vos frais relatifs à l’intégration et à la maintenance d’une base de données produits fiable,
fluidifier les relations commerciales avec vos fournisseurs et obtenir des informations complètes et fournies,
rentabiliser vos investissements marketing en estimant la rentabilité d’une offre en amont.

Que votre marché soit en B2B ou en B2C, l’utilisation du PIM Afineo vous offre d’exploiter votre base de données pour accroître significativement votre chiffre d’affaires.

Cerner les composantes décisives propres à son entreprise

Celles-ci dépendent des usages, besoins et contraintes des utilisateurs.

Parmi les utilisateurs de votre base de données, vous devez prendre en compte les différents métiers :

le directeur marketing,
le responsable de communication,
le chargé de mission digital,
les chefs de produit,
le directeur des systèmes d’information,
les commerciaux,
le responsable des achats,
le responsable de la logistique,

À chaque métier son rôle et sa responsabilité : chacun doit remplir des missions spécifiques.

Interrogez les équipes métiers, dressez une liste des points de souffrance actuels avec rigueur !
Il est primordial de recenser chaque usage et chaque besoin pour chaque type d’utilisateur.
Vous allez ainsi détecter également les contraintes associées, qu’elles soient d’ordre technologique, organisationnel, etc.

Votre base de données produits doit pouvoir rendre chaque équipe métier plus efficace et opérationnelle : la plateforme Afineo a pour vocation de les aider à remplir leurs diverses missions en gagnant en productivité et en efficacité sous l’angle de la performance business.

Répertorier ses canaux de ventes et flux de données associés

Quels sont les flux de données entrants et sortants ?
De quels systèmes d’information viennent-ils ou sur quel canal doivent-ils être diffusés ?

En interrogeant vos équipes métiers, vous obtiendrez des réponses précises sur les flux à exploiter.

Vous devez ainsi considérer les questions relatives à l’interopérabilité indispensable à atteindre :

avec les logiciels qui vont vous fournir les données à centraliser dans votre plateforme PIM DAM
avec les systèmes d’information concernés pour la diffusion en ligne ou sur papier.

La plateforme Afineo apporte toutes les solutions appropriées :

des connecteurs pour fluidifier les imports de flux de données depuis un logiciel tiers,
des connecteurs pour importer vos flux sur les sites de vente en ligne,
un module publishing pour automatiser la mise en page d’un catalogue papier par exemple,
la génération de PDF personnalisés à la volée.

Voici quelques exemples de flux gérés par la plateforme Afineo :

Exploiter tout le potentiel de sa base de données

La création d’une base de données produits n’est pas anodine et intervient généralement dans un contexte de transformation digitale lié aux enjeux business.

De nouveaux outils entraînent de nouvelles manières de travailler : une conduite au changement et une formation des utilisateurs doivent ainsi être prévues afin de tirer le meilleur parti de sa base de données produits.

Afineo est éditeur et intégrateur de solutions de data et media management depuis 2004 : nous paramétrons et déployons des plateformes pour des entreprises telles que JouéClub, BUT, Total Energies, Promod, Groupe Alliance Marine, Tivoly, Millet Moutain Group, etc.

Parmi nos retours d’expérience, nous vous recommandons vivement de :

désigner un pilote dédié en interne, un gestionnaire de la base de données,
définir une méthode d’intégration agile ou non,
déterminer un planning réaliste et efficient,
de donner la priorité au ROI,
de veiller à l’interopérabilité concernant l’environnement SI.

Le paramétrage du PIM, comme sa prise en main, se fait par étape. Votre cahier des charges est ainsi crucial : rédigez-le avec attention !

Prêt à découvrir toutes les possibilités de la plateforme Afineo ?
Nous vous invitons à prendre contact pour participer à une démo !