covid-19 et outils collaboratifs

La crise du Covid-19 a démontré l’importance des outils collaboratifs et leur efficience pour toute l’organisation de l’entreprise. Nous mettons ici en lumière les raisons de ce succès, et pourquoi ce type de plateforme est devenue un impératif profitable à toute organisation. En fin d’article, Afineo rappelle quelques bonnes pratiques concernant la gestion des données et des assets, aussi bien sur l’aspect solution que sur les usages adoptés en interne.

Continuer l’activité en temps de crise sanitaire

Mesures de précaution obligent : le télétravail est devenu la priorité pendant le confinement. Il s’est même imposé.

Les entreprises déjà équipées de solutions collaboratives dans le Cloud avant le confinement ont été les plus disposées à continuer leur activité sans perdre en productivité, ni en efficacité.

Selon une étude récente de Freeform Dynamics, 34% des entreprises ont vécu ce passage difficile versus 40% qui l’ont très bien vécu.

La même étude précise que de nombreux outils tels qu’une plateforme de collaboration ou de communication étaient déjà à disposition des collaborateurs, mais sous-utilisés.

67% de managers pensent que la pandémie a accéléré l’adoption des outils numériques.
74% pensent que leur organisation va ressortir plus forte.

Source : étude Freeform Dynamics « Une nouvelle perspective sur l’espace de travail moderne »

Dans ce contexte, les outils collaboratifs ont ainsi largement démontré leur rôle de premier plan dans une situation de continuité d’activité.

Ils permettent de travailler à distance en gardant le contact avec ses collaborateurs, de manière organisée et fluide.

Cependant, la réactivité des équipes travaillant à distance dépend de la digitalisation de toute l’entreprise. Au cœur du sujet, l’adoption de nouveaux usages numériques bouscule pour certaines organisations des processus de travail… qui ont fait leur temps.

Prendre conscience du besoin de digitalisation

Une étude Ipsos-Opening révèle que pour 83% des salariés, la collaboration au travail est importante. Le travail collaboratif est un besoin et une pratique qui les motivent.

En réponse aux besoins exprimés par les collaborateurs, le Covid met en lumière les atouts des solutions collaboratives.

Celles-ci permettent en effet d’éviter les écueils du télétravail :

  • isolement et perte de sens lié à son travail,
  • travail en silo avec manque de coordination,
  • perte de motivation,
  • manque de stimulation,
  • baisse de l’efficacité et de la productivité,
  • insuffisance d’échanges avec ses collègues,
  • absence de repères.

La majorité des directions et des managers ont pris conscience de ces avantages.
D’autant plus lorsque l’entraide favorise la hausse de la productivité !

outils collaboratifs et productivitéImage © Ipsos

Les services fonctionnants « à l’ancienne » avec des méthodes vieillissantes ont ainsi dû se remettre en question pour survivre

Pour que la cohésion d’équipe se traduise en chiffre d’affaires sonnant et trébuchant, la transformation digitale est (enfin) devenue un passage obligé.

Si, pour certains, ce passage s’est déroulé dans la douleur, ce n’est pas le cas de toutes les entreprises…

Adopter les usages numériques en interne

Un article de ZDNet témoigne de l’accélération du travail collaboratif, rendu possible par l’adoption des solutions dans le Cloud, au sein de l’enseigne Fnac-Farty.

Alors que la vente en magasin stoppe, la décision est prise de concentrer l‘activité sur le e-commerce (qui ne faiblit pas depuis le confinement).

La situation a incité l’entreprise à prendre de nombreuses dispositions pour installer le télétravail :

  • la mobilisation des profils techniques pour gérer les postes de travail,
  • le déploiement et l’adoption de Microsoft Teams (de 200 à 4 000 collaborateurs),
  • la mise en place d’un support utilisateur pour accompagner les novices.

Les retours sont très positifs et changent la vision du management concernant le télétravail : en constatant le succès rencontré grâce aux outils collaboratifs, un accord doit permettre aux collaborateurs de travailler à distance sur une ou plusieurs journées par semaine.

A noter également : pour palier au besoin des 60% de collaborateurs ne disposant que d’un poste fixe, l’enseigne envisage de les équiper d’ordinateurs portables ou de boîtiers de virtualisation.

L’exemple de Fnac-Darty démontre à la fois la nécessité de faire monter en compétences ses équipes sur les plateformes de collaboration et de communication, mais aussi le rôle crucial des outils de travail à distance dans un contexte où l’activité se concentre à 100% sur le e-commerce.

Favoriser les solutions métiers

L’adoption des usages digitaux pèse sérieusement dans la balance … tout comme la qualité des solutions collaboratives en ligne.

outils collaboratifs : explosion des usages avec le CovidImage © Talkspirit

Les réseaux sociaux d’entreprise, digital workplaces, outils de gestion de projet et solutions de visioconférence ont naturellement le vent en poupe, puisqu’ils sont largement utilisés par tous les services de l’entreprise.

Leurs atouts : des fonctionnalités dédiées aux usages de communication et de collaboration.

Chaque métier a cependant besoin d’outils collaboratifs métiers spécifiques pour être véritablement efficient, même en télétravail.

Nous souhaitons ainsi rappeler aux équipes e-commerce, communication, marketing, ainsi qu’au responsable des achats que la solution PIM Afineo facilite grandement leurs tâches et accélère leurs échanges, quel que soit la distance.

Un bref aperçu ?
• La plateforme Afineo centralise toutes les données produits et assets : chaque collaborateur a accès aux mêmes informations.
• Un workflow permet de contrôler la validité d’une fiche produit avant sa diffusion : la collaboration devient bien plus fluide en comparaison avec d’interminables échanges par email
• Un portail fournisseurs en ligne offre un espace sécurisé pour travailler et échanger avec ses fournisseurs.
• Des processus automatisent le travail à faible valeur ajouté.
La mise à jour des fiches produits sur vos sites e-commerce et marketplaces est grandement facilitée grâce aux fonctionnalités d’import-export.
• etc.

Faites comme nos clients actuels : collaborons à distance !

Grâce à l’ensemble des outils que nous utilisons (teams, visio etc… ) nos ateliers d’accompagnement sont menés à bien, les déploiements de la solution se déroulent en toute efficacité.

Par ailleurs la prise en main du système et la formation des équipes clients se passent à merveille…. malgré la distance !

Le plus simple, c’est encore de vous faire une démonstration du logiciel : rendez-vous en page contact !