product information management : définition et avantages du PIM

Le Product Information Management désigne un logiciel PIM. Il s’agit d’un système de gestion d’informations produits qui permet de centraliser, de synchroniser et de maîtriser toutes les données liées à vos produits, qu’elles soient d’ordre technique, logistique, ou marketing. La finalité d’une bonne gestion de l’information produit : diffuser des informations fiables sur un site e-commerce ou dans des catalogues par exemple, en gagnant en productivité et en augmentant les ventes.

Le logiciel PIM est ainsi utilisé par de nombreux services et métiers dans l’entreprise :

  • Le chef de produit : contrôle le taux de complétude des descriptions produits,
  • Le responsable marketing : veille à l’expérience client dans une optique de vente sur tous les canaux,
  • Le commercial : diffuse des fiches et catalogues au format PDF à la vitesse du haut débit afin de référencer les produits chez les distributeurs.
  • Le responsable digital : se doit d’être réactif dans l’actualisation des produits sur le site e-commerce,
  • Le responsable achats : tisse des relations commerciales durables avec les fournisseurs.,
  • Le DSI (directeur des systèmes d’informations) : unifie et sécurise la donnée de manière structurée pour la rendre accessible et exploitable,

Découvrez dans cet article tous les éléments pour comprendre le Product Information Management et comment il peut développer votre business en favorisant le travail collaboratif au sein de vos équipes.

Qu’est-ce que le Product Information Management ?

Une solution PIM (Product Information Management) est une plateforme logicielle qui permet à une entreprise de centraliser, de gérer, de mettre à jour et de diffuser toutes les informations concernant ses produits au sein d’un espace unique. La première finalité du PIM : diffuser les bonnes informations produit, à la bonne personne, sur le bon canal, au bon moment. Examinons plus en détails comment le Product Information Management peut accélérer votre business.

La vidéo ci-dessous vous aide à comprendre brièvement tout l’intérêt d’un logiciel PIM :

Développons en détail cette notion.

Définition de Product Information Management

Le Product Information Management et l’acronyme PIM désignent la gestion des informations produits, ou GIP en français.

La gestion de l’information produit concerne :

  • toutes les informations décrivant les produits : les descriptions, les caractéristiques (taille, dimensions, poids, piles comme source d’énergie par exemple), spécificités logistiques etc.
  • les informations décrivant les conditions de ventes : les prix, lots promotionnels, les mentions légales obligatoires, la provenance, le public et marché cibles, etc.
  • les informations générées par les utilisateurs et clients : les contenus générés comme les photos, les avis et commentaires, etc.
  • les informations décrivant les produits de la concurrence peuvent également constituer un référentiel à utilisation interne.

Un système de gestion d’informations produit est ainsi un logiciel PIM :

  • il offre toute la technologie nécessaire pour centraliser, maintenir et enrichir la qualité des données liées aux produits selon le contexte de communication et de vente,
  • il simplifie les processus métiers, la mise à jour des informations et leurs diffusions, grâce à l’interconnexion des données et l’automatisation de tâches,
  • il permet aux services marketing, communication, digital, achats, ainsi qu’aux fournisseurs, de travailler de manière collaborative et plus efficace.

Les enjeux métiers

Internet a changé le paysage de la vente, du marketing omnicanal : la maîtrise de l’information et de sa diffusion en multicanal sont des défis au quotidien. Et pourtant, les entreprises souhaitent rester compétitives !

Voici les difficultés auxquelles se confrontent les marques, e-commerçants, détaillants, industriels, et distributeurs :

  • La multiplicité des canaux de diffusion de l’offre produits (site e-commerce, catalogue en ligne, marketplaces, etc.) rend la gestion de l’information fastidieuse et difficile à maîtriser lors de sa mise à jour sur tous ces canaux de vente.
  • Les photos, vidéos ou encore documents PDF associés à chaque produit doivent également être actualisés sur ces mêmes canaux.
  • La communication des offres produits via des filiales au niveau international posent des problèmes d’organisation, de traduction, de mentions légales et de diffusion.
  • L’essor du e-commerce et la démocratisation des usages sur internet nécessitent de communiquer des informations fiables et de manière réactive.
  • La multiplication des fournisseurs impose de mettre en œuvre un espace d’échanges pour fluidifier la relation commerciale.
  • Les données sont difficiles à harmoniser : dispersion de l’information au sein des services et des solutions (CRM, ERP, fichier Excel, etc.) entrainant des doublons, des erreurs et une perte de temps qui nuisent à la productivité.

Services et métiers qui utilisent le Product Information Management

À quoi sert un logiciel PIM ?

Le Product Information Management en entreprise présente l’intérêt de maîtriser la description des produits et de la distribuer quel que soit le contexte et le canal : c’est un enjeu stratégique vital !

Le logiciel PIM sert à disposer d’une gestion de l’information produit fiable, souple et réactive pour gagner en productivité et compétitivité :

  • L’intérêt du Product Information Management en e-commerce est de pouvoir mettre en ligne rapidement ses offres produits et de réussir ses opérations commerciales saisonnières.
  • Chacune de vos fiches produit contient des informations de référence,  actualisée en fonction des besoins, et peut être étoffée en fonction de la diffusion : fiches produits en ligne, catalogue imprimé ou web, site e-commerce, marketplace, supports de communication (kakémono, étiquettes, …), tablettes et bornes interactives en points de vente, etc.
  • Vous incorporez des médias (vidéo, photo, document téléchargeable, etc.) à chaque description produit diffusée en vous reposant sur un référentiel de médias appelé DAM. Bon à savoir : le DAM est nativement intégré au PIM dans la solution Afineo (gestion des ressources numériques en français pour DATA Asset Management ou Digital Asset Management en anglais).

Autre intérêt du Product Information Management en ligne : un logiciel PIM sert de référentiel d’informations unique. Vos collaborateurs (responsables communication, marketing, SEO, digital, achats) ont accès aux seules et mêmes données de référence. Adieu les données dispersées et contradictoires. Les clients, les fournisseurs et les distributeurs détiennent ainsi les bonnes informations en temps réel.

Le logiciel PIM sert également à instaurer une organisation favorisant le travail collaboratif et la productivité. Ceci est notamment permis par les fonctionnalités exclusives du PIM Afineo telles que la connexion entre les informations, l’automatisation de tâches et le worflow de validation paramétrable.

?Pour mieux comprendre le Product Information Management, découvrez en images notre présentation « Le PIM en bref » :

Détaillons maintenant les avantages du Product Information Management.

Les avantages du PIM

Pourquoi utiliser un PIM ? Le PIM est devenu la seule solution pour garder l’avantage concurrentiel dans un univers en perpétuelle compétition.
Le Product Information Management permet à chaque entreprise de dépasser ses objectifs.

Voici les principaux avantages du PIM :

  • éradiquer les silos de données, les doublons et erreurs,
  • améliorer la qualité de vos données produit en éliminant les doublons et erreurs,
  • permettre une utilisation de données de références fiables et uniques par tous vos collaborateurs,
  • jusqu’à +80 % de productivité (espace de travail collaboratif, automatisation de processus, worflow de validation),
  • maîtrise de l’information sur tous les canaux de diffusion,
  • diffusion en multicanal avec contextualisation de l’information,
  • accélération du time to market,
  • enrichissement de l’expérience client et de la satisfaction,
  • augmentation des ventes,
  • amélioration des processus de vente en magasins,
  • relation fournisseurs plus fluide,
  • réduction des coûts d’intégration et de maintien de vos données.


Comment fonctionne une solution de Product Information Management ?

Que fait un Pim ? Comment fonctionne le PIM ? Voici quelques explications sur le fonctionnement d’une solution PIM, suivies par les descriptions des principales fonctionnalités.

Schéma simplifié du fonctionnement d’un PIM

Examinons en détails le fonctionnement du Product Information Management.

Comment un PIM fonctionne-t-il ?

Pour résumer le fonctionnement d’un PIM :

  • vous collectez toutes les données issues des services et logiciels utilisés en interne (CRM, ERP, documents Excel, images, etc.),
  • vous centralisez et structurez toutes les informations au sein d’un référentiel unique (incluant vos médias grâce au DAM intégré),
  • vous maintenez à jour la base de données afin de donner accès à une source de qualité,
  • les différents métiers de votre organisation exploitent des informations fiables,
  • vous maîtrisez intégralement les processus grâce au worflow de validation,
  • la solution PIM vous fait gagner du temps en exécutant des tâches chronophages à la place de l’humain,
  • vous générez facilement des catalogues au format ou des fiches produits au format PDF,
  • vous actualisez vos offres produits en ligne (site e-commerce, marketplace, etc.),
  • vous effectuez un suivi précis de vos performances en temps réel.

Fonctionnalités du PIM

Nous avons réuni dans ce tableau les fonctionnalités du logiciel PIM Afineo afin d’illustrer les possibilités offertes par le Product Information Management :

Quelle solution PIM choisir ? Comment choisir son PIM ? Si les fonctionnalités sont importantes dans le choix d’un logiciel PIM, il faut avant tout considérer le Product Information Management comme un projet PIM qui aboutit à une solution configurée pour permettre aux collaborateurs de l’entreprise de mener à bien leurs missions respectives

Guide pour réussir son projet PIM

La mise en place d’un PIM en entreprise intervient généralement dans un contexte de transformation digitale : c’est un grand changement pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Voici les points essentiels à observer pour vous guider, éviter les écueils sans retour possible et vous aider à prendre les meilleures décisions.

Les questions à se poser :

  • Combien de clients utilisateurs actuels du logiciel PIM bénéficient de la mise à jour du logiciel ?
  • L’éditeur est-il capable d’accompagner le changement en interne ?
  • Adapte-il ses formations pour rendre vos équipes autonomes et opérationnelles à travers un transfert de compétences ?
  • La solution PIM peut-elle vous permettre d’évoluer au fil de vos besoins dans le temps ?
  • Combien coûte réellement le PIM open source lorsque vous le comparez à la modularité d’un logiciel dit « propriétaire » ?
  • Le DAM est-il intégré nativement à la solution PIM ? Quels sont les coûts liés ?

Certaines entreprises ressentent le besoin de bénéficier d’un accompagnement sur mesure pour être sûr de ne pas commettre d’erreurs coûteuses qui font avorter la mise en place d’une solution PIM.

Conscient de vos enjeux et de vos préoccupations, les équipes d’Afineo témoignent de 20 ans de mise en œuvre et vous accompagnent : audit, déploiement, conduite du changement, formations adaptées, et transfert de compétences pour rendre vos équipes autonomes et performantes. Contactez-nous pour déployer en toute sérénité !