Supplier Master Data Management : gestion, qualité et performances des données produits fournisseurs

Dernière mise à jour le : 27 Nov 2023

Le Supplier Master Data Management, ou Supplier MDM, associe une méthodologie efficiente et la technologie adaptée afin d’accélérer les relations fournisseurs et la récolte de leurs données de référence.

Dans la perspective d’une gestion des informations produits optimisée, les échanges deviennent plus fluides et les performances de chaque fournisseur accrues.

La qualité des ressources fournies permet également d’écarter les risques relatifs à la conformité, aux achats, et à toute la chaîne d’approvisionnement.

La disponibilité d’une information produit calibrée pour la commercialisation offre ainsi l’avantage concurrentiel d’anticiper sa mise sur le marché, grâce au management des informations produit.

Autre avantage : contextualiser les informations en fonction de chaque canal de vente permet de personnaliser l’expérience produit afin de maximiser son pouvoir de persuasion.

Dans cet article, Afineo donne les clés aux retailers, aux acteurs de la grande distribution et aux e-commerçants pour adopter un Supplier MDM B2B avec succès.

 

Supplier MDM : définition, enjeux et avantages

Qu’est-ce que le Supplier Master Data Management ? En quoi consiste la gestion des données produits fournisseurs ? Adoptons une posture business, orientée affaires, mais aussi collaboration pour mieux vous éclairer.

Définition dans un environnement business

Supplier Master Data Management signifie en français : gestion des données de référence des fournisseurs.

Cette gestion repose sur l’utilisation d’un logiciel dédié, d’un cadre défini de modélisation des données et de processus métiers digitalisés en entreprise.

Le supplier MDM a pour objectif de centraliser toutes les données de références des fournisseurs incluant les données produits, la chaîne d’approvisionnement classée par catégories, l’historique des achats, et les informations relatives à la négociation.

Les équipes internes disposent ainsi d’un multi-référentiels de données :

• un annuaire qui centralise ses fournisseurs, enrichi de processus pour réussir leur onboarding,
• un référentiel des produits pour sélectionner les offres les plus attractives parmi les approvisionneurs référencés,
• un référentiel des fichiers multimédias associés aux produits (images, logos, packshots, vidéos, etc.),
• des workflows de travail et de validation pour fluidifier la communication avec chaque fournisseur,
• des règles d’associations liant fournisseurs, informations produits, fichiers multimédias,
• un référentiel des produits choisis, validé en interne, pour diffuser l’offre commerciale de l’entreprise commanditaire,
• des fonctionnalités de diffusion de l’offre selon le canal : e-commerce, catalogue imprimé, etc.

Certaines entreprises utilisent aussi les termes suivants pour désigner les solutions permettant la gestion d’un multi-référentiels de données : portail fournisseurs, SaaS fournisseurs ou encore MDM B2B.

 

Les 3 principaux enjeux d’un supplier MDM

L’implémentation d’une plateforme MDM/PIM telle qu’Afineo répond à 3 enjeux majeurs :

Enjeu n° 1 : améliorer, fluidifier et contrôler les échanges de données avec ses fournisseurs.
Face à une multitude de données, les équipes internes ont en effet besoin d’un cadre technologique performant afin d’accélérer la récolte des données de référence de ses fournisseurs et d’en structurer leur organisation.

 

Enjeu n° 2 : contrôler parfaitement les données produits diffusées à l’extérieur de l’entreprise.
Un supplier MDM constitue un outil opérationnel : la base de données est maîtrisée, l’offre commerciale diffusée avec les bonnes informations. Les processus de production des catalogues Print ou de mise en ligne des produits commercialisés sont optimisés pour gagner en finesse et efficacité commerciale.

 

Enjeu n° 3 : accélérer la digitalisation de l’entreprise pour optimiser l’expérience d’achat des clients.
Faire évoluer les processus métiers permet d’augmenter la productivité et de renforcer l’agilité des collaborateurs. Libérés des tâches chronophages, ils gagnent en motivation, car ils concentrent leurs efforts sur des actions plus stratégiques. L’équipe de commercialisation fournit ainsi une expérience d’achat plus convaincante en contextualisant l’offre produits selon le canal de vente.

 

 

Les 6 avantages de la gestion des données fournisseurs

Une solution MDM collaborative entre fournisseurs et acheteurs procure des avantages à tous les étages :

Avantage n° 1 : un onboarding fournisseurs accéléré.
L’intégration des fournisseurs dans un processus de récolte de données devient plus facile et plus rapide que jamais grâce à une gestion des droits d’accès avancée et une vue spécifique par fournisseur.

Avantage n° 2 : la centralisation et une qualité de données optimisée.
Fini les processus chronophages en silo provocant des doublons. Les équipes internes disposent d’informations à jour, validées et prêtes à être exploitées pour la mise sur le marché de l’offre produits en écartant les risques liés à la conformité.

Avantage n° 3 : des espaces de travail et des workflows de validation
Chaque fournisseur dispose de son espace dédié : l’acheteur valide les champs remplis, jusqu’aux médias (images, sons, vidéos, etc.), ou demande des ajouts/modifications. Le suivi n’a jamais été aussi transparent et productif.

Avantage n° 4 : des échanges, des validations et une traçabilité des données plus fluides.
Les équipes disposent d’un suivi, de l’historisation de chaque version, et d’un archivage des données échangées (produit, commerciales, tarifs, etc.). Impossible de perdre le fil : chacun reste focus sur son objectif !

Avantage n° 5 : une mise sur le marché plus rapide et plus efficace.
En disposant d’un référentiel de données produits mis à jour par les fournisseurs, les équipes de commercialisation s’attachent à contextualiser les informations pour les adapter à chaque canal de vente. Les équipes maximisent le potentiel d’achat.

Avantage n° 6 : des automatisations qui réduisent les coûts.
Les transmissions de données et de flux d’échanges sont effectués à la vitesse de la lumière grâce aux automatisations. Les fournisseurs participent, éliminant ainsi les tâches manuelles incombant aux équipes du commanditaire, entraînant une diminution drastique des coûts.

 

Supplier Master Data Management : fonctionnalités

La plateforme MDM Afineo répond à tous les besoins, attentes et usages : de l’embarquement des fournisseurs et des données produits à la diffusion des offres sur les différents canaux du marché. Détails.

Annuaire fournisseurs : onboarding accéléré

Pas de portail fournisseurs sans un annuaire dédié !

Le distributeur y trouve naturellement les informations de contacts de l’approvisionneur et des interlocuteurs.

Mais ce n’est pas tout : un canal est dédié pour favoriser la communication avec chaque fournisseur et disposer d’une vue fiable.

L’acheteur attribue au vendeur un espace cloisonné comprenant des workflows de travail et de validation indépendants.

Les tableaux de bord configurables et les workflows personnalisables simplifient les processus de validation pour les fournisseurs de confiance et les plus rigoureux.

 

 

Échanges de données facilités

Les échanges avec des formats « non standardisés » (à l’inverse d’ETIM, FAB-DIS par exemple) avec ses fournisseurs peuvent s’opérer de trois manières différentes :

1. Le fournisseur impose son modèle de donnée (matrice fournisseur) : Afineo propose la reconnaissance et la suggestion automatiques des champs d’un nouveau fournisseur (nouvelle matrice) permettant d’adapter très rapidement (et une seule fois) le mapping du fournisseur.

En outre, le supplier MDM Afineo apprend à reconnaître (mécaniques « machine learning ») quels attributs sont à mapper avec les colonnes d’un fichier fournisseur. Plus le distributeur charge de matrices fournisseurs  différentes, plus Afineo affine ses suggestions de mappings de manière pertinente.

Note : le mapping avec un nouveau fournisseur n’est à effectuer qu’une seule fois.

2. Le distributeur impose son modèle de donnée (matrice acheteur) : le fournisseur peut télécharger une matrice adaptée à la modélisation du distributeur, la remplir et la renvoyer. La plupart des clients distributeurs d’Afineo fonctionnent sur ce scénario.

3. L’échange de données n’est pas opéré par matrice/flux, mais via une saisie directe par l’interface : le fournisseur saisit ses articles directement depuis son espace via l’interface utilisateur Afineo.

 

Récolte et gestion des données fournisseurs personnalisée

Les utilisateurs gagnent un temps considérable grâce à un moteur d’import puissant, entièrement paramétrable depuis l’interface de la solution Afineo afin de centraliser les informations produits au sein d’un référentiel unique.

Ce moteur est capable d’absorber tous les flux de données clients sans aucune ligne de code spécifique : export d’un flux de données depuis un ERP, puis import dans la plateforme MDM Afineo, ou encore import d’un fichier Excel, etc.

Les possibilités sont multiples :

• Mapping simple et intuitif des champs ;
• Conditions d’import ;
• Imports multilingues ;
• Champs calculés, contrôle et transformation de la donnée, explosion et concaténation ;
• Regroupement automatique de déclinaisons d’un même produit ;
• Regroupement d’une déclinaison ou d’un produit sous une arborescence hiérarchique complète ;
• Pilotage des statuts ;
• Import en mode « suggestion »: les valeurs ne sont définitivement mises à jour qu’après validation de l’utilisateur sur toute la fiche produit, ou champ par champ.

 

DAM intégré pour centraliser les assets digitaux

Sur le même principe, le DAM (pour Data Asset Management ou Digital Asset Management) centralise tous les fichiers multimédias, aussi appelés assets digitaux :

• images, photos, packshots produits, illustrations, schémas explicatifs, , etc.
• sons, jingle, musiques, bande sonore et musicale, etc.
• vidéos, démonstrations, cas d’usages, tutoriels, etc.
• notices techniques, etc.

Le distributeur récolte ainsi les assets digitaux de ses fournisseurs manière centralisée et aux formats demandés.

Ces données sont associées aux informations produits correspondantes au sein du même supplier MDM.

Il est également possible de paramétrer des associations de produits et de données multimédias pour personnaliser des offres…

 

 

Diffusion de l’offre produits contextualisée

L’équipe de commercialisation anticipe la mise sur le marché en s’appuyant sur un moteur d’export puissant et paramétrable.

Le supplier MDM Afineo offre de multiples possibilités, sans aucune ligne de code spécifique à développer, via une interface native et intuitive :

• Formats XLS, XLSX, XML, CSV, TXT, JSON (fichiers plats ou intégrations dans un webservice,webhook…) ;
• Champs calculés, transformation de la donnée, explosion et concaténation, calculs via un AfineoScript unique ;
• Option de formatages en sortie : éclatement de données multivaluées, multiligne, multicolonne, etc. ;
• Aide à la saisie XLSX : intégration de listes de valeurs dans une matrice Excel exportée, ainsi que les vignettes des visuels ;
• Séparation de la donnée en onglets (XLSX) ;
• Export horizontal (attributs en colonne, data en ligne) ou vertical (colonne libellé, colonne data, une ligne par attribut) ;
• Etc.

La plateforme Afineo permet également l’export de la donnée produit en y associant des fichiers joints (visuels, documents, etc.) en permettant le renommage à la volée propre au contexte de vente.

L’offre est ainsi contextualisée en répondant aux critères d’exigences de chaque canal :

• e-commerce : textes uniques et optimisation des images pour le référencement naturel,
• print : fichiers images en haute résolution, gabarits avec encombrements paramétrés,
• calibrage technique spécifique pour les marketplace telles qu’Amazon,
• etc.

Wizaplace, Proximis, Google Shopping, Magento, Shopify, PrestaShop, Oro Commerce, Shopping Flux, Amazon, PDF, catalogues imprimés ou en ligne,… : alimentez vos applications grâce à des automatisations paramétrables sans aucune friction !

 

 

Supplier MDM B2B : 4 exemples de configuration

La plateforme Afineo est modulaire et évolutive. Un supplier MDM Afineo n’a ainsi pas pour seule vocation d’échanger avec des fournisseurs. Un portail est facilement personnalisable.

La solution Afineo s’adapte aux cas d’usages et processus de votre entreprise :

• Configuration différente pour chaque espace.
• Téléchargement de matrices à renseigner pour chargement en masse.
• Chargement en masse de fichiers, média, documents directement depuis un espace spécifique.
• Ajout de widgets afin de visualiser certains KPI : liste d’articles à traiter, complétudes, statuts, alertes et notifications.

Voyons quelques exemples de suppliers MDM configurés à partir de la plateforme Afineo.

 

Exemple n° 1 : activités retail et e-commerce

Dans cet exemple, la plateforme multi-référentiel est au cœur des processus,

Le supplier MDM alimentent 3 canaux au quotidien : e-commerce, drive, magasins et systèmes de caisse. Il permet également de créer la mise en page automatique d’un catalogue PDF imprimable de 500 pages.

Les utilisateurs peuvent tenir compte de la saisonnalité ou d’une période de ventes, gérer plusieurs langues et devises.

La plateforme SaaS fonctionne de la manière suivante :

• une bibliothèque de référencement des produits des fournisseurs : le référentiel produit fournisseurs ;
• une bibliothèque de référencement des produits choisis pour la commercialisation : le référentiel articles à vendre.

Quelques chiffres : 150 000 produits fournisseurs, 80 000 articles commercialisés, 3 années d’historisation.

Cliquez sur l’image pour voir le schéma du supplier MDM en grand :

 

Exemple n° 2 : distributeur de matériaux de construction

Autre exemple de supplier master data management : une enseigne de distribution composée de plusieurs agences.

Le pré-référencement des fournisseurs, des produits et articles, passe par les demandes des agences. Ces demandes sont intégrées dans des workflows de validation.

Cela implique :

• un workflow dynamique qui adapte son comportement en fonction du demandeur et du gestionnaire du compte fournisseur,
• une synchronisation avec tous les systèmes d’information présents en agences.

Quelques chiffres : 280 000 produits fournisseurs, 190 000 articles commercialisés, 500 utilisateurs.

Cliquez sur l’image pour voir le schéma de cet exemple de supplier Master Data Management en grand :

 

Exemple n° 3 : organisation avec différentes enseignes alimentaires

Dans cet exemple de Supplier MDM B2B, l’enjeu est double :

• Remplacer un ERP maison.
• Gérer toute la chaîne d’approvisionnement jusqu’à l’assiette du consommateur.

La réponse technologique apportée par Afineo s’articule ainsi :

• Un portail fournisseur : chaque fournisseur se connecte et enrichit ses propres fiches, via des workflows de validation, et reçoit des suggestions de modifications.
• Un référentiel achats : alimenté par le portail fournisseur, l’utilisateur gère les prix d’achat à dates de cession, les allergènes, sites de productions, dates de référencement, etc.
• Un référentiel de produits : liés aux articles fournisseurs, il permet l’édition de recettes, de menus, de prix de vente, de paramétrer des dates d’activations, etc.
• Des projets : ils offrent de gérer les enseignes adhérentes, les offres au niveau local et/ou national.

Cliquez sur l’image pour voir le schéma de cet exemple de supplier MDM B2B en grand :

 

Exemple n° 4 : tour operator vendant des séjours

Voici un dernier exemple de portail fournisseurs complexe au regard de la diversité des fournisseurs.

Un voyagiste associe en effet plusieurs produits et services complémentaires pour créer une formule.

Le tour operator a donc besoin de centraliser ses nombreux fournisseurs.

Pour fluidifier à la fois la centralisation des fournisseurs, et la centralisation des produits et services nécessaires à la construction d’une formule voyage, Afineo préconise la mise en œuvre d’une plateforme multi-référentiel.

Celle-ci est composée d’un référentiel pour chaque typologie de fournisseurs :

• pays de séjour et villes de destinations,
• compagnies de transport classées par catégorie : taxis, bus, avions,
• établissements d’hébergement : hôtels, gîtes, clubs,
• activités touristiques,
• acteurs du tourisme local.

Un référentiel administratif se greffe à la plateforme MDM pour gérer les questions liées à la vaccination, aux lois relatives aux sites classés, etc.

Qui dit séjours, dit belles photos pour susciter l’envie : un DAM est essentiel pour récolter les photos sublimes !

Cliquez sur l’image pour voir le schéma de cet exemple de supplier MDM en grand :

 

Gestion des données fournisseurs : les meilleures pratiques

Afineo vous livre son retour d’expérience pour réussir votre projet de Supplier MDM.

Voici les meilleures pratiques constatées chez nos clients-utilisateurs à adopter en matière de gestion des données de référence des fournisseurs : modélisation, modélisation et modélisation !

Il est nécessaire de concevoir correctement la modélisation des données avec des consultants expérimentés connaissant la plateforme de supplier master data management, et capables de se projeter sur les processus métier du distributeur.

La modélisation est la condition de la réussite du projet de supplier MDM. Il faut détenir une vision de bout en bout des processus pour éviter des effets « bloquants » : mauvais choix de hiérarchisations, de conception d’attributs, etc.

Il est ainsi essentiel de modéliser ce qui existe…
…ou ce qui existera à court terme.

Le lotissement du projet en mode MVP (Minimum Viable Product ou produit minimum viable en français) est nécessaire, car il permet :

• une formation régulière de ses équipes,
• un regain de dynamisme et d’engagement de ses collaborateurs,
• une économie d’effort au quotidien qui va alléger la charge de travail existante,
• une adaptation rapide aux changements du marché.

La modélisation est la clé du succès pour assurer la maîtrise, la pertinence, la cohérence et la sécurisation des données échangées avec ses fournisseurs.

À ce propos : dans le cadre d’un projet d’intégration, un éventail des différentes matrices fournisseurs spécifiques que vous devez déjà gérer nous permet d’initier un ensemble de mappings facilitant une modélisation de données propre à votre organisation.

Vous avez un projet de supplier MDM ?
Contactez-nous pour participer à une démonstration de la plateforme Afineo !